『トヨタで学んだ「紙1枚！」にまとめる技術』レビュー　96冊目：ビジネスNo.63

『トヨタで学んだ「紙1枚！」にまとめる技術』
著：浅田すぐる

こんにちは、masamariです。

今回は、浅田すぐるさんの『トヨタで学んだ「紙1枚！」にまとめる技術』をご紹介します。

◾️「トヨタの1枚」ならではの3つの特徴

一見何の変哲もない書類に感じるかもしれないものも、「トヨタの1枚」ならではの特徴がある。

それは、

①ひと目で全体が見える（一覧性）
②枠がある（フレーム）
③枠ごとにタイトルがついている（テーマ）

という3点。

著者はトヨタでこの特徴について直接教わったわけではないが、累計3000枚以上の「1枚」に触れる中で独自に見出したこれら3つの特徴は代々、先輩社員から後輩社員へと受け継がれている。

「別段、すごいというほどの特徴ではないのでは？」と思うだろう。
たしかに取り立てて個性的な特徴ではないかもしれない。
しかし実は、この特別にすごいわけではない3つの特徴こそが、トヨタで学んだ「紙1枚」がよく機能するための重要な仕掛けでもあるのだ。

◾️「単なる紙切れ」を「機能する1枚」に変える方法

仕事に関する情報をどんなにきれいに1枚の書類にまとめても、何らかの機能を果たさなければ、それは単なる紙切れである。

たとえば企画書なら、会社の上司や役員、社長などにゴーサインを出してもらえるような内容になっていてこそ価値がある。
営業報告書なら、現地に行っていない上司が営業内容を把握できるような内容になっていなければならない。
会議の議事録なら、会議に出席していない人が読んでも会議の内容がわかるもの、また、出席者が後日、会議の要点を振り返られるものにする必要がある。

このように、どんな書類にも必ず果たすべき役割がある。
通らない企画書を何枚書いても意味はない。
営業内容が把握できない営業報告書も、会議の重要ポイントを押さえていない議事録も意味がないのである。

ではどうしたら、役立つ1枚、よく機能する1枚となるのか？
このときに、先に述べた「トヨタの1枚」の3つの特徴が役立つ。

これから作る書類に、

①ひと目で全体が見える（一覧性）
②枠がある（フレーム）
③枠ごとにタイトルがついている（テーマ）

という特徴が入っているかどうか、まず確かめることを心がけてみる。

これらのうち、あるときはすべて、あるときは一部でも取り入れることで、たとえ紙1枚の書類であっても、機能する「1枚」となるのである。