『時短シンプル仕事術』レビュー　102冊目：ビジネスNo.68

『時短シンプル仕事術』
著：鈴木真理子

こんにちは、masamariです。

今回は、鈴木真理子さんの『時短シンプル仕事術』をご紹介します。

◾️社内メールに「お疲れ様です」はいらない

多くの企業で、社内メールに「お疲れ様です」を書くのが暗黙のルールとなっている。
理由を聞くと「なんとなく」「みんなが書くから」という答えが返ってくる。

たしかに、その挨拶によってお互いが気持ち良く仕事ができるなら効果はあるでしょう。
ただ、中には1日50通のメールを受信する人もいる。
彼らがメールを読む時間、返信する時間を考えると、「お疲れ様」は本当にいるのか。

社外メールと社内メールを同じように丁寧に書く人が悪いますが、時間がいくらあっても足りない。
社内向けメールはとにかくコンパクトに書き、時間のムダづかいを減らす。
丁寧なつもりでダラダラ書き綴ると、読み手にとって負担である。
瞬時に言いたいコトが伝わるようにする。
これこそ相手の立場に立った思いやりだ。

短いメールには短く返信すればいいので、多忙な相手から返事をもらえる確率が上がる。
メールだけで人間関係は作れないが、人間関係ができている社員同士だからこそ単刀直入に用件のみを書けばいいのだ。

◾️「削除予定」フォルダーを作る

書類をパソコンで作るときは、スピードはもちろんだが、同時にリスク対策も万全にしておく。
ファイルを上書き保存せず、ファイル名を変えて履歴を残しておくのだ。

著者は以前、書き進めた原稿を誤って消去してしまい、半べそになったことがある。
記憶をたどって書き直したが、そのショックと時間のロスは、はかり知れなかった。
以来、その案件が完全に終わるまでは、ファイル名に作成日や連番をつけて保存しておき、履歴を残す習慣に変えた。

お金のように、仕事もリスクを分散しておくと安心である。
ただ、ファイル数が増えるというデメリットがある。
そこで「削除予定」のフォルダーを作り、最新のもの以外はどんどん移していく。

消去する前のステップを作っておき、万が一に備えるのだ。
そして、その案件が完了したなら、削除予定のフォルダーごと捨てる。
こうすれば、一瞬にして不要なデータを消し、最新のものだけを残しておける。

◾️ホワイトボードをスマホで撮影する

「会議をしたら議事録を作らなければならない」というのは思い込みだ。
議事録を作るまでもない会議もあるからである。

会議室にホワイトボードがあれば、書かれたことをスマホでパシャっと撮影してみる。
すると、ホワイトボードの内容をノートに転記したり、議事録を作ったりする時間がなくせる。
また、撮影した写真は、メールの添付で送ることも可能だ。

著者はある企業で、若手社員から悩みを聞いたことがある。
彼はチームで最年少なので、議事録担当係に任命されている。
毎週月・水曜日は定期的なチームミーティングがあり、その日は議事録作成にかかりきりで1日が終わってしまう。
自分の仕事が一切できないので困っている。
どうしたらいいのか。

議事録は証拠物件ですから写真で残す方法もあり。
少なくとも30分~1時間の時間が創出できる。
できた時間で、優先順位の高い仕事に取り組んで成果を上げましょう。

◾️おわりに

やってそうでやっていない方法が何個もありました。
些細なことかもしれませんが、小さな事の積み重ねが後々効いてくるのでしょうね。
仕事を時短したいという方は読んでみてください。